Koploper
06-2021

Re-integratie in de zorg: samen aan de slag met de matchingstool

Thema's

Arbeidsinnovatie Beperken uitstroom Gezond werken

Branches

Gehandicaptenzorg Jeugdzorg Ouderenzorg Thuiszorg

Hoe help je een medewerker die een langere tijd de eigen functie niet kan uitoefenen op weg bij de re-integratie in de zorg? Reinaerde, een gehandicaptenzorgorganisatie in regio Utrecht met ruim 2.600 medewerkers, heeft een app ontwikkeld om langdurig zieke medewerkers te ondersteunen met bij de terugkeer naar passend werk. Lees verder over deze Koploper met de re-integratie matchingstool.

Eigenaarschap en betrokkenheid bij re-integratie in de zorg

Met de re-integratie matchingstool – een applicatie – biedt Reinaerde ondersteuning om medewerkers zo goed mogelijk op weg te helpen bij het terugkeren naar hun werk. De matchingstool is ontstaan uit een challenge die Reinaerde zelf had opgesteld: “Hoe matchen we re-integrerende medewerkers beter aan tijdelijke werkzaamheden?” Deze nieuwe arbeidsinnovatie in de zorgsector koppelt medewerkers aan speciale re-integratiewerkzaamheden, die worden ingepland door de managers. Het doel is om het verzuim te verminderen en het re-integratieproces op een gezonde manier te versnellen. Door betere en snellere matching tussen re-integranten en klussen die zij kunnen uitvoeren en door eigenaarschap en betrokkenheid te verhogen. Van zowel de medewerkers die re-integreren, als de managers en het verzuimteam.

De Agile aanpak van Reinaerde

Vanuit de open innovatiestrategie van de organisatie is Reinaerde op zoek gegaan naar een startup. Deze startup moest het concept (bestaande systemen van startups ombouwen naar het vraagstuk van Reinaerde) op een laagdrempelige en kosteneffectieve manier uitvoeren.

Via het platform Starthubs, waar Reinaerde de challenge heeft gepubliceerd, is er gekozen voor Serious Game Academy. De samenwerking is gebaseerd op een agile aanpak. Om het concept te testen, ontwikkelden zij een prototype van de matchingstool. In deze testfase is er voornamelijk gefocust op het ontwikkelen en uitvoeren van een proof of concept binnen Reinaerde, om te testen of het idee, de technologie en functionaliteit haalbaar zijn en aansluiten binnen Reinaerde. Er is getest met de basis functionaliteit matchmaking, de motivatiemiddelen – zoals een animatie of voorbeelden -, en een training door een arbeidsdeskundige. In sprints van twee weken, op basis van feedback van gebruikers tijdens de testfases, is de applicatie ontwikkeld.

Er waren diverse uitdagingen. Zoals onvoldoende managers die gebruik maakten van de tool. Dit is opgelost door de pilotgroep uit te breiden en andere afdelingen te enthousiasmeren. Maar ook de impact van de COVID-19-pandemie op de planning en doorlooptijd. In overleg met Serious Gaming Academy is een aangepaste en haalbare planning gemaakt.

De geleerde lessen?

  • Betrek je interne stakeholders voor de snelheid van het proces;
  • Werk nauw samen en maak duidelijke afspraken met de leverancier;
  • Kom tot een duidelijke projectaanpak met heldere doelstellingen en blijf kritisch, met name bij het inschatten van het aantal deelnemers en het draagvlak van de testgroep.

Zo werkt de re-integratie app

Wanneer een medewerker arbeidsongeschikt is voor de eigen functie, checkt een arbo-arts de beperkingen. Bijvoorbeeld in persoonlijk en sociaal functioneren, bij dynamische handelingen of het langdurig aannemen van statische houdingen. De arbo-arts stelt een Functionele Mogelijkheden Lijst op, waarin staat welke taken de medewerker wél kan uitvoeren. In overleg met de medewerker, manager en eventueel de verzuim adviseur, wordt er gekeken welke klussen opgepakt zouden kunnen worden. Deze lijst neemt de medewerker over op zijn profiel in de app.

De manager voegt klussen toe aan de app. Daarbij wordt niet alleen aangegeven wat de werkzaamheden zijn, maar ook welke arbeidsbelasting voorkomt bij het uitvoeren van deze klus. Zoals het tillen van zware objecten, langdurig concentreren of het omgaan met conflictsituaties. Het is ook de taak van de manager om de medewerkers uit te dagen of juist af te remmen bij het oppakken van beschikbare klussen.

Er kan met de app gemakkelijk een match worden gevonden tussen beschikbare klussen en de activiteiten die een medewerker kan uitvoeren. Er is een grote verscheidenheid aan klussen voor een re-integrerende medewerker. Zoals het helpen bij de dagbesteding, een gesprek voeren, een rondje wandelen, opruimen van dossiers, begeleiden van een stagiair, eten uitserveren of het bedenken en uitvoeren van creatieve ideeën.

Door deze taken uit te voeren krijgt de medewerker weer arbeidsritme en structuur en, om vervolgens stap voor stap terug te kunnen keren in zijn of haar eigen functie.

“Je maakt je nuttig en voelt je daardoor ook nuttig”

Naast dat het een leuke en makkelijke tool is, zijn er meer resultaten geboekt. De medewerkers vinden de tool super eenvoudig, het zet aan tot actie en geeft hen echt eigen regie. Ze vinden het leuk om ook buiten de eigen werkplek kennis en vaardigheden op te doen en andere mensen te spreken. Een medewerker die de tool gebruikt voor de re-integratie: “Je maakt je nuttig en voelt je daardoor ook nuttig.”

Ook voor de managers is de tool een succes. Op basis van de testresultaten levert de app een betere en snellere matching op. Omdat de tool intuïtief werkt, gaat het invullen van de klussen ze gemakkelijk af. Er ligt genoeg werk waar ze niet aan toekomen, dat kan nu makkelijk worden opgepakt door de re-integranten, die met enthousiasme hier zelf mee aan de slag gaan.

Partners

Zorg-
en welzijnsaanbieders
Serious Gaming Academy

Gerelateerde artikelen

Bekijk alle artikelen
Nieuws
De kansen, bevindingen en praktijkvoorbeelden van zij-instroomtrajecten

Transvorm komt met een publicatie over de kansen, bevindingen en praktijkvoorbeelden van zij-instroomtrajecten. Laat je inspireren en bekijk welke Koplopers in de publicatie staan!

Lees meer
Nieuws
Minder registraties bij wijkverpleging door Factchecker

Vilans heeft de Factchecker ‘Registreren in de wijkverpleging’ gepubliceerd. Deze checker gaat in op een aantal praktijkvragen over registraties voor wijkverpleegkundigen.

Lees meer
Falend Vooruit
Buro StraksZ eigenaar Suzanne Verheijden: Basis digitale vaardigheden zijn geen keuze...

Een Falend Vooruit podcast met Suzanne Verheijden, eigenaar van Buro StraksZ, over waarom basis digitale vaardigheden in de zorg noodzakelijk zijn.

Lees meer