Koploper
01-2022

TWB Duale aansturing: Samen maken wij de zorg voor morgen

Thema's

Arbeidsinnovatie Beperken uitstroom

Branches

Thuiszorg

Niemand in de thuiszorg kent de praktijk en haar problemen beter dan de medewerkers. Daarom staan bij Thuiszorg West-Brabant (TWB) de wijkverpleegkundigen aan het roer. Zij werken met duale aansturing. Met deze aanpak worden problemen voor, door en met de zorgmedewerkers opgelost. Met als resultaat: meer werkplezier, een lager verzuim en uitstroom van medewerkers én een toename van de doelmatigheid.

Duale aansturing binnen de thuiszorgorganisatie

De aanpak van TWB vergroot het eigenaarschap en de zeggenschap van de verpleegkundigen. Maar wat houdt duale aansturing precies in? En hoe zie je dit terug in de organisatiestructuur?

Bij duale aansturing is een senior-wijkverpleegkundige samen met een zorgmanager verantwoordelijk voor een cluster. Een cluster bestaat uit meerdere integrale zorgteams. Een zorgteam bestaat uit gemiddeld 15-20 medewerkers, van opleidingsniveau 2-6.

De senior-wijkverpleegkundige blijft voor een deel directe zorg verlenen en is daarnaast verantwoordelijk voor het werk, de inhoudelijke zorg en de relatie met de cliënt. De zorgmanager richt zich voornamelijk op bedrijfsmatige aspecten, op het werk in relatie tot de medewerker. Zij werken nauw samen en rapporteren rechtstreeks aan de bestuurder. Hierdoor verdwijnt er een managementlaag.

De schematische weergave van duale aansturing ziet er als volgt uit:

Duale Aansturing

Agile werken aan oplossingen

Binnen deze organisatiestructuur van duale aansturing werken de medewerkers agile. De teams werken met alle disciplines in korte iteraties (sprints) samen aan het oplossen van knelpunten en vraagstukken. Ze zorgen eerst dat het probleem helder wordt, voordat ze aan een oplossing werken. Hierdoor zijn ze betrokken, voegen ze echte waarde toe en houden ze plezier in hun werk. Het agile werken vergroot de kwaliteit, voorspelbaarheid en het draagvlak. Er zijn veel overeenkomsten tussen agile werken en Actieleren van het Actie Leer Netwerk.

De verschillende rollen binnen deze werkmethode geven invulling aan het duaal leiderschap. De senior-wijkverpleegkundige en de zorgmanager zijn als het ware de business-owners, verantwoordelijk voor de kwaliteit en of de oplossingen aansluiten bij de behoefte. Alles wordt getoetst aan de missie van TWB, zodat het aansluit op de strategie. Het moet namelijk áltijd waarde toevoegen voor de cliënt of medewerker.

Initiatiefneemster en zorgverbeteraar bij TWB Jacqueline van Ginkel: “Samen met de medewerkers zijn we elke dag bezig met het oplossen van problemen, zodat ze tijd hebben om de beste zorg te verlenen aan de mensen die ons nodig hebben.”

Robotic Process Automation = virtuele medewerker Truus

Een voorbeeld van zo’n knelpunt is de hoge administratieve last bij de aanmelding van een cliënt. De medewerkers typen veel van de aanmelding over in het dossier, waardoor er naast de hoge werklast ook veel waardevolle informatie verloren gaat. Veel landelijke initiatieven om deze administratieve last te verminderen hebben geen antwoord op dit probleem. Tot Jacqueline van Ginkel tijdens een webinar stuitte op de techniek Robotic Process Automation (RPA). Zij stelde het werken met deze techniek voor aan de zorgmedewerkers en samen, via agile werken, hebben zij hier een succes van gemaakt.

Robotic Process Automation is een verzamelterm voor toepassingen waarbij simpele repetitieve menselijke handelingen worden geautomatiseerd. Deze automatisering wordt gedaan door software. Om een administratief proces te automatiseren, breng je dit proces in kaart. Hiermee maak je de software die deze stappen uitvoert. Dit dwingt je tegelijkertijd om kritisch naar je eigen proces te kijken.

Het resultaat van de Robotic Process Automation bij TWB is Truus. Truus is de naam die is gegeven aan de robot (software) die de intake van een cliënt administreert. Zij regelt het administratieve proces van de aanmelding en zorgt dat iedereen geïnformeerd is. Ongeacht hoeveel aanvragen er binnenkomen. Een klantenservicemedewerker zegt over Truus: “Zij doet het werk waar je niet bij na hoeft te denken.” Wanneer Truus vastloopt of klaar is stuurt ze een e-mail. Daarnaast kan ze zelf inloggen en mailen, ook buiten diensttijden om.

De naam Truus is verzonnen door klantadviseur Djenna Stevens, van wie de software taken overneemt. De robot (software) is een echte collega en onderdeel van TWB geworden. Een gedragen oplossing. Deze arbeidsinnovatie bespaart de administratief medewerkers ruim 35 uur per week. Deze tijd wordt nu besteed aan de cliënt.

Bekijk de video met initiatiefneemster Jacqueline van Ginkel en klantadviseur Djenna Stevens over Truus en haar toegevoegde waard.

Meer cliënten, maar een daling van de gemiddelde zorgduur!

De duale aansturing en deze mooie ontwikkelingen begonnen bij de wijkverpleegkundigen. Zij gaven aan zich steeds meer het ‘afvoerputje’ van de organisatie te voelen. Alles kwam op hun bordje terecht, terwijl ze onvoldoende professionele ontwikkelruimte ervaarden. Op verzoek van de bestuurder van Thuiszorg West-Brabant presenteerden zij een aantal oplossingen. Hier werd één model uit gedestilleerd dat door de meerderheid als kansrijk werd gezien: duale aansturing.

Inmiddels zijn de volgende resultaten van deze nieuwe organisatiestructuur geboekt:

  • De productiviteit is gestegen;
  • Het verzuim is gedaald;
  • De gemiddelde zorgduur van cliënten is gedaald;
  • Het aantal cliënten in de zorg is gestegen;
  • 35 uur per week minder administratie bij de intake van cliënten.

TWB heeft nog meer processen op het oog om te automatiseren. Bijvoorbeeld de verpleegkundige overdracht. Daarvan vinden er 120 per maand plaats en dit duurt per overdracht 45 minuten.

Wat volgens Jacqueline van Ginkel de sleutel tot succes is? “Betrek vanaf het begin je medewerkers bij de oplossing. Niet alleen voor de uitvoering. Zij zijn gewend om problemen op te lossen, maar hier luisteren we vaak niet naar. Door samen met hen de problemen op te lossen creëer je draagvlak en vergroot je hun eigenaarschap en werkplezier!”

Meer weten? Neem contact op met Jacqueline van Ginkel. 

Bekijk ook de Actieleer TV 1 op 1 uitzending met Jacqueline van Ginkel:

Partners


Overig
Ciphix

Gerelateerde artikelen

Bekijk alle artikelen
Nieuws
Regeldruk verminderen met [Ont]Regel de Zorg

Minister Conny Helder werkt aan het verminderen van administratieve regeldruk in de zorg met het programma [Ont]Regel de Zorg.

Lees meer
COVID-19
Vraag subsidie aan als werkgever om zorgmedewerkers met post-covidklachten in dienst ...

Deze subsidieregeling geeft werkgevers en werknemers in de zorg langer de tijd om te werken aan herstel en re-integratie.

Lees meer
Agenda
Workshop Falend Vooruit tijdens Congres Gehandicaptenzorg #InZo2022

Meld je aan voor de workshop workshop Falend Vooruit tijdens het Congres Gehandicaptenzorg #InZo2022.

Lees meer