Anders werken en goed werkgeverschap zijn nodig om de arbeidsmarkt toekomstbestendig te houden. Dat besef is breed aanwezig bij alle organisaties in zorg en welzijn. Zorgorganisatie Oktober zette hierin concrete stappen; zij ontwikkelden een zogenaamde digitale snelweg waaraan zij innovaties eenvoudig kunnen koppelen, testen en opschalen.
Oktober is een van de eerste zorgorganisaties in Nederland die gestart is met deze manier van werken. “We bieden medewerkers een goede basis, met technologie als ondersteuning. Dit zorgt voor meer tijd en ruimte, zodat bewoners persoonlijke zorg en ondersteuning krijgen. Hiermee gaan we voor goed werkgeverschap en blijven medewerkers zich ontwikkelen.”
Het IT-landschap op orde
In 2016 was Oktober nog een vrijwel analoge organisatie. Met papieren cliëntendossiers en gewone telefonie, maar zonder draadloos netwerk, digitale mediacontrole en aanpak voor multimedia. Nu, een kleine zeven jaar later, hebben de negen locaties van Oktober een digitale snelweg waar alle dienstverlening aan gekoppeld is, zoals slimme camera’s, digitale televisie, valdetectie, actieve alarmering via een hals- of polszender en zelfs passieve alarmering, zoals een ‘uit bed’ of ‘verlaat de kamer’-melding. Per bewoner wordt gekeken welke alarmering en data wordt aangezet, waarbij het uitgangspunt is dat alles uit staat, tenzij er een passende zorgvraag is.
Meer tijd en aandacht
Deze datagedreven werkwijze werkt ook nog eens enorm gebruiksvriendelijk; alle alarmeringen komen binnen in één App op de telefoon van de medewerkers. En alle informatie uit het elektronisch cliëntdossier wordt weergegeven in een dashboard. Zo kunnen medewerkers in één oogopslag zien hoe het met de bewoner gaat en krijgen zij geen loze meldingen. Dit zorgt voor rust en meer tijd en aandacht voor de bewoners.
Hoe zijn jullie aan de slag gegaan
De aanleiding bij Oktober was een nieuw alarmsysteem en de wens om uniform te gaan werken in plaats van met verschillende systemen. “In 2016 hebben we user story’s opgehaald, om de échte behoefte van van bewoners, hun naasten en medewerkers in beeld te krijgen. Hieruit kwam naar voren dat bewoners soms lang moesten wachten tot zij geholpen werden en medewerkers meldings-moe waren”. Ze vonden een systeem waarmee bewoners kunnen alarmeren en dat de mogelijkheid biedt voor een automatisch alarm. “Om dit toekomstbestendig te organiseren, wilden we een goede basis neerleggen: de digitale snelweg”.
“We hebben veel gesprekken gevoerd en gezocht naar samenwerkingspartners, die deze uitdaging met ons wilden aangaan. We merken dat deze samenwerkingen heel belangrijk zijn, als zorgaanbieder kunnen we het niet alleen! Het ICT-team van Oktober werkte uiteindelijk regionaal en landelijk samen met een groot aantal leveranciers van producten en diensten zoals Cisco, AFAS, KPN, Pink Roccade, Mijn Caress, Microsoft, IQ Messenger, Evresys, Simac IT NL en Kepler Vision om de hele IT-architectuur op orde te brengen.”
Het implementatietraject
Integrale samenwerking zijn hierbij de belangrijkste woorden. Een samengesteld team van ICT- en zorgmedewerkers hebben getest, afgestemd met bewoners en hun naasten en collega’s geïnstrueerd. Bij de implementatie zijn diverse methodes toegepast zoals voor medewerkers fysieke scholing, e-learning, korte instructiefilmpje en zogeheten digizorg-experts, die collega’s on the job ondersteunen en ook bewoners en hun naasten meenemen in de nieuwe werkwijze.
Niet meer medewerkers nodig
“De impact op de werkvloer is dat we met hetzelfde aantal medewerkers cliënten met een steeds complexer wordende zorgvraag zorg en ondersteuning kunnen blijven bieden. Zonder deze toepassingen zouden we alleen maar meer medewerkers nodig hebben, die er niet zijn.”
Nog meer resultaat verwacht
Het systeem maakt gebruik van computer vision en machinelearning en kan herkennen wanneer iemand op de rand van het bed zit, uit bed gaat of de kamer verlaat. “Nu doen we dat nog met virtuele lijnen, maar in de toekomst hoeven we geen meldingen te doen als we een bed verplaatsen en krijg je geen valse uit-bed-meldingen als iemand met de dekens wappert of met de arm over de virtuele lijn gaat.” Doordat deze software zich blijft ontwikkelen zijn er nog tal van mogelijkheden voor de toekomst, zoals door persoonsherkenning een deur wel of niet openen.
Ook buiten Oktober biedt het perspectief. Zo werkt de organisatie samen met de gemeente, een woningbouwcoöperatie en de Technische Universiteit aan een Slimme Wijk. SLIM staat voor Sociaal, Leefbaar, Innovatief en Mensgericht. In deze slimme wijk staat ontmoeten en zelfredzaamheid centraal en de gebouwen en dienstverlening dragen hieraan bij. Hier gaan de vragen verder dan binnen de muren van Oktober. Hoe kunnen bewoners met dementie rondlopen in de wijk? Welke technologie kan hierin ondersteunen? Hoe werken we hierin samen met wijkbewoners?
Gouden tips
- Gebruik user stories om de behoefte op te halen van medewerkers, bewoners en hun naasten.
- Besteed veel aandacht aan de implementatie. Bied verschillende vormen van training en stel ambassadeurs aan die hun collega’s, bewoners en hun naasten kunnen (blijven) ondersteunen.
- Neem afscheid van het oude systeem, zodat hierop niet kan worden teruggevallen.
- Houd in de begroting voor de komende jaren rekening dat apparatuur vervangen moet worden.