Digitaal en je op iedere gewenste plek voorbereiden op een operatie: voor personeel van het IJsselland Ziekenhuis is dat heel vanzelfsprekend. Dankzij de Incision Assist app hebben zij alle benodigde informatie letterlijk binnen handbereik. Hierdoor verlopen operaties efficiënter, voelt personeel (in opleiding) zich zekerder en wordt tijd bespaard. Deze app zorgt voor de juiste informatie bij de juiste medewerker op het juiste moment.
Digitaal voorbereiden op operaties
Het IJsselland Ziekenhuis heeft een app ontwikkeld die helpt in de voorbereiding op een operatie. De app geeft informatie over wat het OK-personeel voor, tijdens en na een operatie moet doen en kan verwachten: bijvoorbeeld hoe de patiënt ligt of welke materialen er gebruikt worden. Er kan zelfs een 3D-model van de operatiekamer bekeken worden. Dit alles maakt het operatieproces efficiënter. Het is niet meer nodig om een lang protocol opnieuw door te nemen en medewerkers kunnen nu ook thuis de operatie alvast bestuderen. Het personeel is dus in kortere tijd beter voorbereid.
Dat de app goed bevalt, bewijzen de gebruikscijfers: van de 90 personeelsleden die de app hebben gedownload gebruiken 47 de app intensief en meerdere keren per dag.
Impact in hele organisatie
Naast efficiënte operaties levert de app veel winst op voor PIO’s (Personeel In Opleiding). Zij kunnen zich met de app zelf goed voorbereiden op operaties en alles leren over de inrichting en werkwijze van een operatiekamer- iets dat anders gedaan werd door werkbegeleiders. Dit haalt de druk bij deze werkbegeleiders weg, terwijl de kwaliteit van opleiden wordt geborgd en vergroot. De PIO’s voelen zich zelfverzekerd en hebben zelf de touwtjes in handen rondom hun leerproces. Met misschien nog wel als mooiste gevolg dat er minder PIO’s uitstromen door een gebrek aan theoretische kennis.
De samenwerking tussen verschillende disciplines gaat ook beter dankzij de app. Er waren voorheen veel verschillende werkwijzen: bij dezelfde ingreep werden per medewerker soms andere instrumenten en apparatuur gebruikt. Door de app is dit (meer) gelijkgetrokken. Ook voor parttimers is de app ideaal. Zij kunnen zich nu gemakkelijk voorbereiden op apparatuur die ze minder vaak gebruiken. Daarnaast wordt de app ook gebruikt als communicatiemiddel om te overleggen over operaties: de app vervangt WhatsApp, mails en/of whiteboards.
Hoe heeft het IJsselland Ziekenhuis dit aangepakt?
De app is door het IJsselland Ziekenhuis samen met de technische ontwikkelpartner Incision opgezet, specifiek afgestemd op de wensen en feedback van het IJsselland Ziekenhuis. In 2020 is gestart met een werkgroep uit alle disciplines die hun wensen op papier hebben gezet. Dit waren praktische zaken, maar ook kansen om de workflow te verbeteren en te stroomlijnen. Met deze informatie ging Incision aan de slag om de app te ontwikkelen. Elke maand kwamen de werkgroep en Incision weer bij elkaar om het proces te bespreken. Dankzij dit kort cyclische proces is de app perfect afgestemd op de werkwijzen van het ziekenhuis en voelden medewerkers zich betrokken en gehoord. De betrokken werkgroepleden werden vervolgens kartrekkers voor het implementeren van de app.
Doorontwikkelen
Het succes van de app verspreidt zich snel: het IJsselland Ziekenhuis is al door meerdere ziekenhuizen benaderd voor werkbezoeken om te bekijken hoe de app werkt.Momenteel wordt onderzocht hoe de app ook ondersteuning kan bieden op de holding (voorbereiding op een operatie) en verkoever (uitslaapkamer). Ook wordt gekeken of het 3D-model uit de app inzetbaar is op het digitale bord op de OK bij de briefing in de ochtend en hoe het aantal actieve gebruikers van de app kan worden verhoogd door het beschikbaar stellen van Ipads over de hele afdeling.
Verbeterpunten
Tips van het IJsselland Ziekenhuis voor andere organisaties in een soortgelijk project gaan vooral over betrokkenheid en het implementatieproces:
- Ga pas implementeren als de app echt af en optimaal is. Zo voorkom je onnodige weerstand.
- Betrek zo vroeg mogelijk mensen die een groot draagvlak kunnen creëren, en denk daarbij aan alle disciplines.
- Zet communicatiemiddelen in om personeel updates te geven over de implementatie(fase) van de app.
Meer weten?
Lees het artikel in ICT & Health: Project Digitale OK pakt Koploper Award
Download de Incision Assist in de App Store (Apple) of Google Play (Android) en volg de tour voor een indruk van deze app. Of bekijk deze video over de ervaringen van het OK-personeel met de Incision Assist.