Met het bundelen van nachtzorg over verschillende zorgorganisaties heen, en door digitale middelen slim in te zetten, kan met minder zorgprofessionals dezelfde kwaliteit van zorg worden geboden. Zo concludeerden vier organisaties uit het G-AAN-netwerk* na een gezamenlijke analyse van de bestaande nachtzorg. En dat is nodig, nu de zorgvraag stijgt en het aantal beschikbare medewerkers daalt. Met digitale middelen als domotica en DigiContact kunnen cliënten bij onrust of vragen altijd bellen of beeldbellen met een deskundige zorgverlener. Alleen als het echt nodig is, komt er iemand fysiek langs. Dit voorkomt onnodige verplaatsingen en inzet van personeel, terwijl cliënten verzekerd zijn van bereikbaarheid en veiligheid. Het werd bovendien mogelijk om professionals die nu ’s nachts werken, overdag in te zetten voor andere taken in de zorg.
* In de regio’s Drenthe en Zwolle hebben gehandicaptenzorg-aanbieders de handen ineengeslagen in G-AAN: een beweging waarin digitalisering, innovatie en samenwerking centraal staat, om de zorg toegankelijk en toekomstbestendig te maken. Samen sterk in de nacht is hier onderdeel van.
Samen leren en uitbreiden
In Meppel hebben De Bruggen, Vanboeijen, Visio en Cosis de handen ineengeslagen één gezamenlijk, organisatie-overstijgen model voor nachtzorg te ontwikkelen. Hiervoor is een projectgroep gevormd met medewerkers van de deelnemende locaties. Zij hebben samen het proces opnieuw ingericht, met oog voor de verschillende eisen en werkwijzen van de organisaties. Vanaf het begin is gekozen voor een gezamenlijke aanpak. Medewerkers van de locaties dachten actief mee over de inrichting en uitvoering, en ook verwanten van cliënten werden hierbij betrokken. Zo ontstond een werkwijze die aansluit bij de praktijk en draagvlak heeft bij alle betrokkenen. De pilot is bewust kleinschalig begonnen. Door stap voor stap uit te breiden, blijft er ruimte om te leren en bij te sturen waar nodig.
Ontwerpgericht innoveren
Het project is opgezet als een ontwerpgerichte innovatie. De eerste stap was een grondige analyse van de bestaande nachtzorg bij de initiatiefnemers De Bruggen en LIMOR. Daarbij is gekeken naar de frequentie van nachtcontacten, de aard van de interventies en de ervaren veiligheid. Parallel daaraan zijn omliggende zorgorganisaties en vergelijkbare initiatieven onderzocht.
Op basis van deze inzichten zijn in samenspraak met bewoners en medewerkers verschillende modellen ontwikkeld en getoetst op haalbaarheid, zowel kwalitatief als kwantitatief. In opeenvolgende stappen is één model in de praktijk getest en verder verfijnd. De eerste uitvoering vond plaats in Veendam en dat vormde het startpunt van deze nieuwe werkwijze.
Co-creatief werken in vier fases
De gezamenlijke nachtzorg in Meppel wordt ontwikkeld via een co-creatieve aanpak, waarin de vier zorgorganisaties intensief samenwerken. Het traject kent vier fasen: verkenning, ontwerp, voorbereiding en uitvoering van een pilot.
In de verkenningsfase zijn de behoeften en complexiteit in kaart gebracht via gesprekken en interviews met cliënten, verwanten en medewerkers, en door het analyseren van goede voorbeelden uit andere regio’s.
In de ontwerpfase zijn medewerkers, cliënten en verwanten nauw betrokken bij het vormgeven van de gewenste nachtzorg. Samen hebben zij de belangrijkste use-cases uitgewerkt en een praktisch uitvoerbaar pilotontwerp ontwikkeld.
De voorbereidingsfase richt zich op het technisch en organisatorisch gereedmaken van de pilot.
Tijdens de pilotfase wordt de gezamenlijke nachtzorg daadwerkelijk uitgevoerd op meerdere locaties. Daarbij staat leren door te doen centraal: met logboeken, reflectiemomenten en het delen van ervaringen verbeteren de teams het proces continu.
Innovatief: zorgorganisaties werken organisatie-overstijgend
Werken volgens een organisatie-overstijgend nachtzorgmodel is innovatief. De nieuwe aanpak van de nachtzorg is innovatief omdat de organisaties samen aan een gedeelde oplossing werken die aansluit bij de praktijk, de ondersteuningsbehoefte van cliënten en de professionele standaarden van alle betrokken organisaties. Daarnaast zit de vernieuwing in de manier van werken: iteratief en lerend. Door in pilots te experimenteren en de resultaten voortdurend te evalueren, worden inzichten direct toegepast in de praktijk. Deze flexibele en adaptieve werkwijze maakt het mogelijk om snel te verbeteren, kennis te delen en optimaal gebruik te maken van de expertise van alle betrokkenen. Zo ontstaan verbeteringen die zowel de kwaliteit van zorg als de inzet van personeel versterken.
Veelbelovend
De eerste effecten worden zichtbaar in Veendam, waar al ervaring is opgedaan met de gezamenlijke nachtzorg. In Meppel bevindt het initiatief zich nog in de opstartfase; daar worden de resultaten nog in kaart gebracht. In Veendam is de organisatie van de nachtzorg inmiddels zodanig versterkt dat het aantal slaapwachten kan worden teruggebracht van twee naar één. De nachtzorg wordt er nu samen georganiseerd en uitgevoerd, met behoud van kwaliteit en veiligheid voor cliënten. Er is meer personeel beschikbaar overdag en het gevoel van samen verantwoordelijkheid dragen is gestegen. Problemen worden niet langer binnen de muren van één organisatie opgelost, maar met elkaar.
Het brede initiatief van gezamenlijke digitalisering draagt bij aan het creëren van betere banen door te investeren in regionale samenwerking in opleiding en ontwikkeling voor de (potentiële) zorg- en welzijnsmedeweker.
Meer organisaties die met minder personeel dezelfde kwaliteit bieden
Een belangrijk uitgangspunt is dat de oplossing opschaalbaar is. De komende periode wordt een businesscase uitgewerkt die het voor zorgaanbieders in Drenthe mogelijk maakt om bij deze werkwijze aan te sluiten voor geheel Drenthe. Het doel is dat de aanpak zich als een olievlek verspreidt door de regio, zodat meer organisaties op deze manier kunnen werken.
Belangrijke lessen
- Sluit aan bij wat cliënten en verwanten nodig hebben
De nachtzorg moet aansluiten bij de behoeften en verwachtingen van cliënten en hun verwanten. In dit project gebeurde de afstemming via een klankbordgroep met bewoners van de drie deelnemende voorzieningen. - Werk samen in co-creatie met medewerkers en andere betrokkenen
Verandering lukt alleen als iedereen kan meedenken en meedoen. Succes vraagt om een co-creatieve aanpak waarin nachtzorgmedewerkers, cliënten, verwanten en andere stakeholders actief deelnemen aan het ontwerp- en veranderproces. Zo ontstaat draagvlak en een oplossing die in de praktijk werkt. - Zorg voor technische en praktische uitvoerbaarheid
Een vernieuwde aanpak is pas duurzaam als deze ook uitvoerbaar is. Daarom is steeds gekeken naar de technische en organisatorische haalbaarheid binnen de deelnemende organisaties.
Succesfactoren voor verandering
- Zorg voor voldoende mandaat in de organisatie
Een verandertraject vraagt om draagvlak én beslissingsruimte. Verzamel daarom vooraf het benodigde mandaat op zowel bestuurlijk niveau als bij de medezeggenschap. - Bewaak ruimte voor innovatie
Leg niet vooraf vast wat het eindresultaat moet zijn. Innovatie vraagt om ruimte om te leren, te experimenteren en bij te sturen. Afhankelijkheid van externe leveranciers kan kwetsbaar en tijdrovend zijn. Een open en flexibele aanpak werkt beter. - Vertaal veranderingen tijdig naar randvoorwaarden en financiering
Een belangrijk inzicht is dat een succesvolle innovatie pas echt effect heeft als ook de randvoorwaarden goed zijn ingericht. Denk aan kwaliteitsstandaarden en de eisen van verschillende financieringsstromen.
Gedurende het hele traject is samenwerking de sleutel. Alle betrokkenen blijven actief aangehaakt, kennis wordt gedeeld en praktijkervaringen worden direct benut. Externe expertise, zoals van Ideate, ondersteunt bij co-creatie, gedragsverandering en het visualiseren van processen, zodat de nachtzorg optimaal aansluit bij de behoeften van cliënten en medewerkers.
Meer weten?
- Website G-AAN: Digitaal dichtbij, Zorg altijd binnen handbereik