Begin 2024 ontstond binnen Zorggroep Sint Maarten een beweging die inmiddels is uitgegroeid tot een stevige aanpak tegen overbodige administratieve lasten. Wat begon met één bevlogen collega, groeide uit tot een werkgroep, een organisatiebreed plan van aanpak en sinds mei 2025 een officieel aanjaagteam. Lisanne Huisjes, kartrekker van het (ont)regelprogramma, vertelt hoe de organisatie dit traject vormgeeft en welke inzichten en successen inmiddels zijn geboekt.
Een olievlek van enthousiasme
Het idee om de regeldruk bij Zorggroep Sint Maarten aan te pakken, ontstond al in 2023. Agathe Oude Veldhuis, destijds lid van de werkgroep, raakte geïnspireerd door landelijke initiatieven rondom ‘Ontregel de Zorg’. Haar enthousiasme werkte aanstekelijk en leidde tot gesprekken met medewerkers in de hele organisatie. Zo ontwikkelde zich een kleine, maar groeiende olievlek van bewustwording en betrokkenheid.
Begin 2024 kreeg het initiatief daadwerkelijk vorm. Een werkgroep begon ideeën te verzamelen, onderzocht hoe andere organisaties ontregelen aanpakken en liep mee bij zorgorganisatie Atlant om inspiratie op te doen. Dit resulteerde in een plan van aanpak dat werd goedgekeurd door het managementteam. Daarna volgde het groene licht om het thema organisatiebreed uit te rollen en stelde de Raad van Bestuur tijdelijk financiële middelen beschikbaar.
Start van het aanjaagteam
Op basis van het plan van aanpak werd in mei 2025 een aanjaagteam aangesteld, inclusief een kartrekker: Lisanne Huisjes. Het aanjaagteam heeft een duidelijke missie: ontregelen aanjagen, coördineren en monitoren, terwijl teams en proceseigenaren verantwoordelijk blijven voor de uitvoering van verbeterideeën.
Het team is bewust samengesteld uit diverse disciplines:
- vertegenwoordigers uit verschillende regio’s
- kwaliteits- en wijkverpleegkundigen
- beleidsmedewerkers
- een ICT-medewerker
Bekendheid creëren
In de eerste maanden zette het aanjaagteam vol in op zichtbaarheid. Er werd een ludieke promotievideo gemaakt en het team reisde langs alle 16 locaties.
Een opvallend onderdeel was de introductie van de fysieke Ontregel de Zorg-box; een paarse meldbox waarin medewerkers hun ideeën konden deponeren. Daarnaast kwam er een digitaal meldpunt. Juist de combinatie bleek succesvol: niet iedereen is digitaal vaardig, en een fysieke box zorgt voor zichtbaarheid tijdens weekstarts en teamoverleggen.
Het resultaat? Bijna 200 ideeën in korte tijd. “Daar hadden we nooit van durven dromen. Het laat zien hoe groot het probleem is en hoe graag medewerkers meedenken”, aldus Lisanne.
Doorvragen en bedanken
Elke maand bespreekt het aanjaagteam alle binnengekomen ideeën. Ze onderzoeken:
- of een idee ‘laaghangend fruit’ is (snel op te lossen)
- of een expertgroep of projectteam ermee aan de slag zou moeten of kunnen
- of het een locatie- of teamgebonden onderwerp is
Iedere melder ontvangt altijd een terugkoppeling, omdat het team bewust niet met anonieme meldingen werkt. “We willen doorvragen, maar vooral ook bedanken. Dat werkt enorm motiverend”, licht Lisanne toe.
Top drie grootste thema’s uit de meldingen
Veel meldingen blijken onderling verbonden. De top drie onderwerpen die het meest terugkomen:
- ECD-gebruik
Vooral het vele ‘klikwerk’ door verkeerd ingerichte autorisaties. - Vaccinatieproces
De vaccinatieperiode brengt enorme administratieve lasten met zich mee. - Opiatenregistratie
Complexe registraties die veel tijd kosten en foutgevoelig zijn.
Sommige verbeteringen konden al snel worden opgepakt, zoals het herstellen van foutieve autorisaties in het ECD. Andere vragen om een volledige procesanalyse, waarbij de organisatie gebruik kan maken van LEAN-methodieken.
Een concreet succes: Zorgpad Stervensfase drastisch ingekort
Een van de eerste zichtbare successen komt uit het Zorgpad Stervensfase. Dit document was zo lang en onoverzichtelijk geworden dat het medewerkers meer belastte dan hielp. Lisanne: “Scrollen, scrollen, scrollen… Het was niet werkbaar. Terwijl het juist bedoeld is om houvast te bieden in een kwetsbare fase.”
Samen met de expertgroep werd het document volledig herzien. Het resultaat: een versie die nog maar 25 procent van de oorspronkelijke lengte is. Dit nieuwe zorgpad is inmiddels live gegaan.
Ontregelen als DNA van de organisatie
Volgens Lisanne ligt de grootste uitdaging in het blijvend evalueren van bestaande en nieuwe processen. Digitalisering gaat snel, en wat twee jaar geleden logisch was, kan nu efficiënter.
Daarom moet ontregelen verankerd worden in werkwijzen en besluitvorming. “Bij elke nieuwe ontwikkeling moet je je afvragen: is dit ondersteunend? Of levert het extra administratieve last op?”
Om dit verder te stimuleren, ontwikkelt het aanjaagteam momenteel schrapsessies voor leer- en verbeterteams. Teams leren daarin hoe ze ideeën uitdiepen, processtappen analyseren en beoordelen of registraties kunnen worden geschrapt.
“Daarnaast moeten we nog leren een slimmere verbinding te maken tussen portefeuillehouders op MT-niveau om op dossiers voortgang te boeken”, aldus Lisanne. “Om vervolgstappen te kunnen zetten, moeten hier eerst aandacht aan besteed worden.”
Bewustwording en draagvlak
Het project draait nog maar kort, maar is volgens Lisanne nu al succesvol. De redenen?
- medewerkers voelen zich gehoord
- de organisatie toont bestuurlijke steun
- het aanjaagteam is zichtbaar en toegankelijk
- er is een cultuur van kritische vragen stellen ontstaan
“Bewustwording is de eerste stap. Als medewerkers eenmaal zien dat hun idee echt verschil kan maken, gaat het vanzelf leven”, aldus Lisanne.
Verder uitbreiden en borgen
Zorggroep Sint Maarten onderzoekt momenteel hoe er meer verbinding gemaakt kan worden tussen (ont)regelen en het slimmer en efficiënter inrichten van processen met betrekking tot LEAN-methodieken. “Hierbij is het inmiddels nog onduidelijk hoe en in welke mate het aanjaagteam actief blijft. Waarschijnlijk zal het team hierin een ondersteunende rol vertolken.”
Wat wel duidelijk is: het ontregelthema moet structureel verankerd blijven in alle lagen van de organisatie. “Uiteindelijk moet ontregelen onderdeel zijn van ons DNA. Een standaard reflex: draagt dit bij aan het welzijn van de cliënt en aan het werkplezier van de medewerker?”
Gouden tip voor andere zorgorganisaties
Lisanne hoeft er niet lang over na te denken. Haar advies: “Begin gewoon. En zorg voor een divers team dat draagvlak heeft in de hele organisatie.”
Daarnaast benadrukt ze hoe belangrijk bestuurlijke steun is. “We zijn ontzettend dankbaar dat de organisatie tijd en middelen beschikbaar heeft gesteld. Dat is echt essentieel om ontregelen succesvol neer te zetten.”
Tot slot: hou het simpel. Het meldformulier voor ideeën bevat slechts twee vragen:
- Wat is je naam?
- Wat is je ontregelidee?
Interviewer: “Lange vragenlijsten om regeldruk op te lossen… dat zou eigenlijk niet kunnen, hè?”
Lisanne lacht. “Hou het eenvoudig. Dat werkt.”