Bij Savant Zorg staat ‘ontregelen’ hoog op de agenda: het terugdringen van onnodige administratieve lasten, zodat medewerkers meer tijd en energie overhouden voor het leveren van zorg. Marianne van Rooij-Reumer en Yvonne van der Horst vertellen hoe dit proces bij Savant op gang kwam, welke successen zijn behaald en hoe de organisatie het onderwerp levend houdt.
Van frustratie naar verandering
De aanzet tot ontregelen kwam niet vanuit het bestuur, maar vanuit de werkvloer. “Ik was toen zelf wijkverpleegkundige en merkte hoe omslachtig sommige processen waren,” vertelt Marianne. “We moesten bijvoorbeeld meerdere keren terug naar cliënten om handtekeningen op te halen. Dat kostte enorm veel tijd en energie.”
Toen het programma Ontregelbus van VWS voorbij kwam, grepen Marianne en haar collega’s die kans direct aan. De methode hielp om systematisch knelpunten op te sporen, oorzaken te achterhalen en verbeteringen door te voeren. Daarbij bleek veel ‘laaghangend fruit’ te liggen: simpele aanpassingen die grote tijdwinst opleverden.
De handtekening die verdween
Een van de eerste successen was het schrappen van de verplichte papieren handtekening onder de zorgovereenkomst. Uit onderzoek bleek dat deze handtekening niet wettelijk verplicht was, maar ooit intern als regel was ingevoerd. “We doken in de wet- en regelgeving en ontdekten dat we cliënten alleen kennis moeten laten nemen van de algemene voorwaarden en niet per se een ondertekende overeenkomst in een map hoeven te bewaren,” zegt Yvonne. Het resultaat: tientallen uren per jaar bespaard en een frustratie minder voor medewerkers.
Weerstand bij grotere veranderingen
Niet elke wijziging ging zonder slag of stoot. De overstap van veertien wijkteams naar regioteams leverde in het begin weerstand op. Medewerkers gingen meer de samenwerking opzoeken met de aanliggende teams. Het kwam dus voor dat ze in aangrenzende teams moesten ondersteunen. De sleutel tot succes? “Mensen vanaf het begin meenemen, de urgentie uitleggen, ze laten meedenken en eigenaarschap geven,” aldus Marianne.
Ontregelen als tweede natuur
Ontregelen is inmiddels onderdeel van de dagelijkse werkcultuur bij Savant Zorg. Het komt terug in projecten, maar ook in initiatieven zoals de 5 minuten voor de zorg award. Medewerkers kunnen hierin knelpunten aandragen, waarna samen met digitale partner Ictivity naar oplossingen wordt gezocht. Ook in andere afdelingen, zoals huishoudelijke ondersteuning, wordt kritisch gekeken naar terugkerende administratie, bijvoorbeeld het bijhouden van logboeken bij cliënten.
Blik op de toekomst
Nieuwe projecten, zoals efficiëntere roostering in intramurale zorg en het verminderen van administratieve lasten bij het VPT-proces, houden het thema actueel. Daarnaast kijkt Savant naar creatieve oplossingen, zoals virtuele rondleidingen voor nieuwe cliënten, zodat verpleegkundigen hun tijd aan zorg kunnen besteden.
Effect op werkplezier
Of ontregelen direct leidt tot meer werkgeluk, is lastig te meten. Wel ervaren medewerkers minder frustraties en meer ruimte om hun werk te doen. “Sommige kleine ingrepen, zoals het schrappen van handtekeningen, maken echt een merkbaar verschil,” vertelt Yvonne.
De tip voor andere zorgorganisaties
Voor organisaties die ook willen ontregelen, hebben Marianne en Yvonne één belangrijke boodschap: durf los te laten. “Vraag je altijd af: waarom doen we dit? En van wie moet het? Vaak blijkt een regel helemaal niet verplicht te zijn, maar een gewoonte die ooit is ontstaan. Door die vraag te stellen en af en toe buiten de lijntjes te kleuren, kun je veel winnen.”
