Kwadrant doet er alles aan om de samenwerking tussen formele en informele zorg te versterken. Dat is één van de manieren om het oplopende personeelstekort op te vangen. Door oplossingen te zoeken buiten het medisch model, kan tevens invloed worden uitgeoefend op de kwaliteit van leven van bewoners, de houdbaarheid van de zorg én de werkdruk van medewerkers. Uit onderzoek bleek dat informele zorg, zoals mantelzorgers, familie en vrijwilligers, weliswaar als waardevol werd genoemd in beleid, maar nauwelijks structureel werd ingezet op de werkvloer.
De onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden leidde tot misverstanden en terughoudendheid en juist een hogere werkdruk voor zorgmedewerkers. Bij Kwadrant werd nog 80% van de zorgmomenten door professionals uitgevoerd. Terwijl het groeiende tekort aan personeel in de VVT noodzaakt tot een betere samenwerking met naasten.
Kwadrant is met het iZi-traject (Zorg draait om jou – iZi), een lerend netwerk voor VVT organisaties, aan de slag gegaan om de samenwerking tussen formele en informele zorg te versterken. Dit heeft geleid tot meer eigenaarschap en energie binnen teams.
Aanpak en samenwerkingen
Het initiatief begon met een breed onderzoek dat werd uitgevoerd door Salvéos Consulting in 2023, waarbij interne en externe gesprekken, bureauonderzoek en klankbordgroepen werden ingezet om inzicht te krijgen in overtuigingen, belemmeringen en handelingsverlegenheid. Vervolgens werden pilots gestart op 2 locaties met impactcoalities, waarin kleine teams van zorgmedewerkers, welzijnsmedewerkers en familie experimenteerden met nieuwe werkafspraken. Een derde impactcoalitie is opgericht om het geleerde duurzaam te verankeren in het beleid en de organisatie. Hier zijn ook mensen van buiten de organisatie bij betrokken. Zo is er ruimte om ervaringen breder in de organisatie te delen en een vaste plek te geven in reguliere overleggen en werkprocessen.
De samenwerking binnen het netwerk omvat VVT-organisaties, externe consultants van Salvéos, en interne medewerkers uit zorg, welzijn, beleid en management. Het traject werd uitgevoerd in drie fasen: waarnemen, inspireren en creëren, waarbij teams leerden om patronen en overtuigingen te doorbreken en praktische manieren te vinden om mantelzorgers en familie meer te betrekken.
Kwadrant maakt gebruik van de MIRA-scan (Maastricht Innovation Readiness Aanpak (MIRA-Ladder – ICT-Ladder) om veranderklimaat in kaart te brengen. Deze scan geeft zorgorganisaties inzicht in hun innovatievolwassenheid, oftewel hun ‘innovation readiness’ en helpt hen richting te geven aan plannen en acties om hun innovatievermogen verder te versterken en vormde hét vertrekpunt voor Kwadrant.
Gedragsverandering op de werkvloer
De aanpak van Kwadrant is innovatief omdat het zich richt op gedragsverandering op de werkvloer in plaats van alleen op beleidsniveau. Het initiatief werkt systemisch door eerst te focussen op overtuigingen en cultuur, en daarna pas taken en processen aan te passen. Bovendien is het traject opschaalbaar door een train-de-trainer-programma en de derde impactcoalitie, die interne slagkracht creëren om zonder blijvende externe begeleiding door te ontwikkelen.
Idee, test, concrete actie
Het initiatief heeft geleid tot meer eigenaarschap en energie binnen teams. In workshops kwamen veel werkvloerideeën naar voren die deels direct zijn getest en deels snel omgezet konden worden naar concrete acties. De betrokkenheid van familie en netwerk is zichtbaar toegenomen, en medewerkers ervaren minder eenzaamheid in het dragen van de zorg en voelen zich meer gesteund.
Samenwerking met informele zorg opnemen in beleid en opleidingen
Kwadrant verwacht dat de samenwerking met informele zorg structureel wordt opgenomen in beleid en opleidingen. Het train-de-trainer-programma zal 3-4 medewerkers opleiden die collega’s kunnen begeleiden in nieuwe werkwijzen. Daarnaast wordt een verdubbeling van werkvloerinitiatieven verwacht, waardoor een aanzienlijk deel van lichte zorgtaken en welzijnstaken door het netwerk en de sociale omgeving kan worden opgepakt.
Tips
Voor een succesvol verandertraject geeft Kwadrant drie belangrijke tips:
- Begin klein en deel successen breed om eilandencultuur te voorkomen en collega’s te inspireren.
- Creëer een veilige ruimte voor reflectie en leren, zodat medewerkers eigenaarschap kunnen ontwikkelen.
- Verbind beleid en praktijk actief door praktijkervaringen en lessons learned van de werkvloer in te zetten als bouwstenen voor beleid en opleidingen.
Zorg ervoor dat je open en met regelmaat communiceert. Dat voorkomt terughoudendheid en misverstanden. Dat geldt ook voor voldoende duidelijkheid over rollen in de beginfase. Informele zorg is soms een gevoelig onderwerp binnen organisatie. Het ‘waarom’ van informele zorg moet goed worden geladen, waardoor de waarde van samenwerking met het netwerk op waarde kan worden geschat door alle betrokkenen.
Kwadrant geeft ook als tip dat je voor aanvang niet alles uitgekauwd hoeft te hebben. Juist door te starten zonder alles volledig uitgewerkt te hebben, groeien eigenaarschap en vertrouwen bij medewerkers en familie naarmate het proces of project vordert.
Meer weten?