Het initiatief ‘Werkwijze rapporteren? ‘Nee, tenzij’ is ontwikkeld om de administratieve lasten van medewerkers in gehandicaptenzorgorganisaties te verminderen en meer tijd en aandacht voor de cliënt te hebben. Het doel is om doelmatig, eenvoudig en minder te rapporteren in het elektronisch cliëntendossier (ECD). De veiligheid van de cliënt en medewerker moet altijd geborgd worden. Informatie over medicatie, aandachtspunten of relevante zaken met betrekking tot de ondersteuningsdoelen of overdracht worden dus wel gerapporteerd.
Noodzakelijke rapportage
Met het initiatief gaan de organisaties terug naar de kern: waarom is een cliënt bij hen in zorg? Medewerkers rapporteren alleen wanneer het noodzakelijk is of er risico’s zijn voor de cliënt of medewerker. Ze rapporteren voor de cliënt en de zorgprofessional. Verwanten lezen mee, maar zijn niet de hoofddoelgroep van de rapportage. De werkwijze ‘Nee, tenzij’ sluit aan op de wettelijk eisen.
Inspiratie
Abrona en de JP van den Bent Stichting zijn geïnspireerd door gehandicaptenzorgorganisatie Estinea. Estinea heeft de werkwijze ‘Nee, tenzij’ eerder geïmplementeerd toen zij overstapten op een nieuw ECD. Hierbij hebben zij eerst een succesvolle pilot gedaan bij enkele teams om vervolgens de werkwijze uit te rollen binnen de gehele organisatie. De organisatie draagt een heldere visie uit over rapporteren en elke medewerker is bekend met de werkwijze. Ook worden er regelmatig trainingen gegeven en is het onderdeel van het inwerkprogramma.
Vernieuwend Werken en Verantwoorden
Vanuit de beweging ‘Vernieuwend Werken en Verantwoorden’ maken Abrona en de JP van den Bent Stichting zich hard om de regeldruk voor zorgprofessionals te verminderen en hiermee meer tijd en aandacht te creëren voor de cliënt, en het werkplezier te verhogen. Binnen het thema eenvoudiger rapporteren (ECD) zijn de organisaties met elkaar in gesprek gegaan over hoe zorgprofessionals geholpen kunnen worden bij eenvoudiger rapporteren. Ze merkten dat er veel misverstanden bestaan over rapporteren. Ze denken dat uitgebreide rapportages verplicht zijn en dat ze elke dag moeten rapporteren om aan de financier te laten zien dat de zorg geleverd is. Ook denken medewerkers dat rapportages bedoeld zijn om verwanten te informeren. Het is belangrijk om deze misverstanden weg te nemen om de administratieve lasten te verminderen.
Opschalen
Op basis van het voorbeeld van Estinea hebben vier gehandicaptenzorgorganisaties (Abrona, JP van den Bent Stichting, Humanitas DMH en Elver) een pilot gedaan om de werkwijze ‘Nee, tenzij’ te toetsen bij één of meerdere teams per organisatie. De resultaten van de pilot zijn veelbelovend. Daarom zijn Abrona en de JP van den Bent Stichting de werkwijze nu breder aan het uitrollen binnen de gehele organisatie.
De Stappen van ‘Nee, tenzij’
De werkwijze ‘Nee, tenzij’ kent de volgende stappen:
- Stap 1 – Niet rapporteren, tenzij: Medewerkers stoppen met rapporteren, tenzij het noodzakelijk is. Als medewerkers op deze manier gaan rapporteren, ervaren ze dat er momenteel veel gerapporteerd wordt, wat niet bijdraagt aan betere zorg. Misverstanden moeten worden doorbroken en bewustwording moet worden gecreëerd onder medewerkers over wat echt nodig is om te rapporteren. Medewerkers gaan in deze stap onderling met elkaar in gesprek om te bepalen welke rapportages zij als noodzakelijk achten.
- Stap 2 – Evaluatie en afspraken maken: Na enkele weken evalueren teams hun ervaringen en maken ze afspraken over wat wel en niet nodig is om te rapporteren. Dit zorgt voor een continue verbetering van de werkwijze. Afspraken kunnen per team verschillen, afhankelijk van de doelgroep en de voorkeuren van medewerkers.
- Stap 3 – Structureel minder rapporteren: De geleerde lessen en afspraken worden in de praktijk gebracht. Alleen belangrijke zaken voor de voortgang en kwaliteit van zorg worden gerapporteerd. Overbodige rapportages worden weggelaten, waardoor er meer tijd overblijft voor de cliënt en zorgprofessionals minder regeldruk ervaren.
- Stap 4 – Opfrissen en borgen: Regelmatige trainingen en evaluatiemomenten binnen het team zorgen ervoor dat de werkwijze levendig blijft en nieuwe medewerkers goed worden ingewerkt.
Betrekken van medewerkers
Medewerkers uit het primaire proces zijn vanaf het begin betrokken bij het initiatief. Dit betekent het voorbereiden van de werkwijze, uitvoeren van de werkwijze, het delen van ervaringen, en het maken van afspraken over wat wel en niet gerapporteerd moet worden. Daarbij brengen zij ook in beeld hoe het proces van rapporteren er nu uit ziet en hoe ze het idealiter met elkaar willen inrichten. Op deze manier dragen ze actief bij aan het verminderen van administratieve lasten en het verbeteren van de zorgkwaliteit. Ook helpt dit bij het weghalen van de misverstanden die momenteel leven. Door hun directe betrokkenheid is de effectiviteit en acceptatie van de nieuwe werkwijze erg groot.
Inzicht
Alle deelnemende medewerkers hebben twee vragenlijsten ingevuld; één aan het begin van de pilot en één na afloop van de pilot. Middels deze vragenlijsten zijn de ervaringen van medewerkers inzichtelijk gemaakt. De impact op de arbeidsmarkt is dat medewerkers minder tijd besteden aan administratieve taken, wat leidt tot een efficiëntere werkwijze en meer tijd voor directe zorgverlening. Dit kan bijdragen aan een aantrekkelijkere werkomgeving en minder werkdruk voor zorgprofessionals. Het initiatief kan ook als voorbeeld dienen voor andere zorgsectoren, wat kan leiden tot bredere adoptie en verbetering van de arbeidsomstandigheden in de zorg.
Impact
Bij Abrona en de JP van den Bent Stichting heeft het initiatief geleid tot een vermindering van de administratieve lasten door minder te rapporteren en minder rapportages te lezen. Deze tijd wordt nu besteed aan de cliënt. Medewerkers besteden met de werkwijze ‘Nee, tenzij’ ongeveer 13% minder tijd aan rapporteren, wat neerkomt op een tijdsbesparing van ongeveer 56 minuten per dag bij een 36-uur contract. Daarnaast geven medewerkers aan meer tijd en aandacht voor cliënten te hebben, wat leidt tot mooie gesprekken. Cliënten vertellen nu zelf het verhaal in plaats van dat de medewerker het leest in de rapportages in het ECD.
Succesfactoren
Er zijn een aantal randvoorwaarden om de werkwijze te laten slagen.
1) een duidelijke visie op rapporteren vanuit de organisatie
2) vertrouwen in het team
3) het ondersteuningsplan op orde
4) in gesprek met verwanten
5) feitelijke levering van zorg hangt niet op rapportages.