Werk leuker en makkelijker maken, en het werkplezier vergroten
Zorgprofessionals weten als geen ander waar het werk vastloopt, maar hun signalen leiden niet vanzelf tot verandering. Knelpunten blijven soms hangen binnen de organisatie, terwijl oplossingen juist vragen om aanpassing van werkprocessen, systemen, inkoopvoorwaarden of landelijke afspraken. Met WIL (Werk, Inkoop en Lobby) verbinden Espria en Zilveren Kruis die praktijkkennis daarom rechtstreeks aan de plekken waar verandering mogelijk is. InsightOut speelt daarin een belangrijke rol: met een laagdrempelige en directe dialoogaanpak worden wensen, knelpunten en signalen van medewerkers opgehaald, verdiept en doorgeleid naar de partijen die ermee aan de slag kunnen. Zo wordt luisteren onderdeel van een bredere veranderketen. Daarmee laat WIL zien hoe signalen uit de praktijk kunnen bijdragen aan minder onnodige administratie, snellere inzet van hulpmiddelen, meer werkplezier en slimmer gebruik van schaarse zorgcapaciteit.
Van luisteren naar daadwerkelijk veranderen
Zorgprofessionals beschikken over waardevolle praktijkkennis. Toch leidt een opgehaald signaal niet vanzelf tot verandering. Knelpunten bereiken niet altijd de partijen die werkprocessen, systemen, inkoopvoorwaarden of landelijke afspraken kunnen aanpassen. Medewerkers ervaren dan dat er naar hen wordt geluisterd, maar niet dat hun inbreng iets oplevert. Juist nu de toegankelijkheid van zorg onder druk staat door arbeidsmarktkrapte en hoge administratieve lasten, is die vertaalslag essentieel.
Werk, Inkoop en Lobby aan één tafel
WIL is het gezamenlijke initiatief van Espria en Zilveren Kruis. Espria is een zorgconcern bestaande uit Evean, Icare Zorggroep Meander, GGZ Drenthe, Icare Thuisbegeleiding, Icare Jeugdgezondheidszorg, de Espria Ledenvereniging en Medisch servicecentrum Altide. Zilveren Kruis is een landelijke zorgverzekeraar, Gezond Ondernemen en Zorginkoop zijn afdelingen binnen Zilveren Kruis.
WIL verbindt wijkverpleegkundigen, beleidsmakers, inkopers en bestuurders van Espria en Zilveren Kruis. Juist die combinatie maakt het mogelijk om signalen niet alleen te bespreken, maar ook te vertalen naar aanpassingen in werkbeleid, contractering, hulpmiddelenbeleid en landelijke agendering. Daardoor kunnen signalen van zorgprofessionals sneller worden gekoppeld aan partijen die daadwerkelijk verandering kunnen realiseren.
Het gezamenlijke doel is het werk in de zorg leuker, makkelijker en beter te maken, administratieve lasten te verminderen en de toegankelijkheid van zorg te versterken. Zorgprofessionals brengen knelpunten uit hun dagelijkse werk in, helpen deze te ontrafelen en denken mee over oplossingen. Zij hebben een vaste plek in de projectgroep én aan de bestuurlijke tafel.
Per vraagstuk bepalen de partners waar de doorbraak nodig is: binnen de zorgorganisatie, in het inkoopbeleid, bij een leverancier, in de keten of via landelijke lobby. Zo ontstaat gedeelde urgentie en gedeeld eigenaarschap, ook wanneer de eerste actie bij één partner ligt. De kern is eenvoudig: niet praten óver zorgmedewerkers, maar mét zorgmedewerkers — en door het kleine te veranderen het grote raken.
Een schaalbare en menselijke dialoog
Voor het ophalen, toetsen en verdiepen van praktijkervaringen werkt WIL samen met InsightOut. InsightOut helpt om op schaal het kwalitatieve gesprek met de zorgprofessional aan te gaan over wat er speelt en wat er beter kan. Via persoonlijke, laagdrempelige dialogen, onder meer via WhatsApp, kunnen medewerkers eenvoudig meedoen en ervaringen delen. In de pilot namen 65 wijkverpleegkundigen van Evean en Icare Zorggroep Meander ( onderdeel van Espria) deel. Zes weken lang deed 85% actief mee, 91% voelde zich veilig om een mening te geven, 88% wilde dat Espria en Zilveren Kruis op deze manier doorgaan en 66% voelde zich beter gehoord. De deelnemers die zich nog niet gehoord voelden gaven aan: ‘een goede start en fijn dat er op deze manier geluisterd wordt, maar laat de verandering nu maar zien!’ En dat gebeurde: De inzichten leidden tot vervolgstappen rond de administratielast bij kortdurende zorg en de toegankelijkheid van hulpmiddelen. Door de enthousiaste reacties en output wordt de dialoogvorm van InsightOut binnen Espria op grotere schaal ingezet en blijft InsightOut een waardevolle partner binnen WIL.
Een kleine regel met grote gevolgen
Een sprekend voorbeeld is de aanvraag van een elektrisch aan- en uittrekhulpmiddel voor steunkousen. Voorheen waren een machtiging en de inzet van een ergotherapeut nodig. Door een tekort aan ergotherapeuten bleef een cliënt in een praktijkcasus ruim zes maanden afhankelijk van wijkverpleging, terwijl het wijkteam wist welk hulpmiddel nodig was. Het signaal vanuit WIL werd opgepakt door de landelijke werkgroep hulpmiddelen en werkte als katalysator voor beleidsaanpassing.
Bij Zilveren Kruis is de machtiging vervallen. Daardoor is geen toetsing vooraf meer nodig en kan een aanvraag sneller worden afgehandeld. Daarnaast is landelijk vastgelegd dat meerdere beroepsgroepen mogen indiceren, waardoor ook in het indicatieproces een belangrijke drempel is weggenomen. Het resultaat was een landelijke doorbraak: het aanvraagproces is nu eenvoudiger, er is minder administratie nodig, er is meer zelfredzaamheid voor cliënten én meer vrijgespeelde zorgcapaciteit.
Van praktijkervaring naar doorbraak
De werkwijze is een doorbraakgerichte leer- en veranderlus. WIL begint met meeloopdagen, interviews, projectgroepen en InsightOut-dialogen. Vervolgens selecteren de partners concrete vraagstukken die bijdragen aan gezonde medewerkers, niet door één partij kunnen worden opgelost, binnen de gezamenlijke invloedssfeer liggen en kans bieden op opschaling. Samen onderzoeken zij waar het knelpunt ontstaat en of een werkproces, inkoopvoorwaarde, systeem, samenwerking of landelijke afspraak moet veranderen. Kenmerkend zijn gedeelde urgentie, korte lijnen, gelijkwaardigheid, bestuurlijk commitment en zichtbare terugkoppeling naar medewerkers. De praktijkervaring is steeds het vertrekpunt en een oplossing is pas geslaagd als deze merkbaar werkt in de dagelijkse zorg. Soms blijkt verandering niet nodig en is betere informatie al voldoende. Daarna worden de juiste beslissers en uitvoerders verbonden, oplossingen getest en resultaten teruggekoppeld aan de werkvloer.
Innovatief: een gesloten keten van stem naar systeemverandering
De vernieuwing zit in de gesloten keten van stem naar doorbraak. Waar veel initiatieven zich richten op óf medewerkersparticipatie, óf procesverbetering, óf beleid, brengt WIL deze onderdelen samen. Praktijkervaringen worden op schaal opgehaald, gezamenlijk geduid en rechtstreeks gekoppeld aan de organisaties en beslissers die het systeem kunnen veranderen. Een concrete casus kan daardoor uitgroeien tot een aanpassing die ook buiten de betrokken organisatie effect heeft.
Impact op de werkvloer
Op de werkvloer merken zorgprofessionals dat hun signalen niet in een la verdwijnen, maar leiden tot concrete actie. Zij bepalen mede welke knelpunten prioriteit krijgen, ontwerpen oplossingen mee en horen terug wat er met hun inbreng gebeurt. Dat vergroot hun professionele zeggenschap en vertrouwen, vermindert frustratie over onnodige regels en draagt bij aan werkplezier. Tegelijkertijd worden processen eenvoudiger. Minder aanvragen, wachttijd en administratieve handelingen betekent meer ruimte voor vakmanschap en persoonlijke aandacht voor cliënten. Espria en Zilveren Kruis schakelen bovendien sneller tussen werkvloer, inkoop, beleid en bestuur. Ook kleinere verbeteringen maken verschil. Zo werd de beeldenbank van Zilveren Kruis op advies van wijkverpleegkundigen aangepast, met realistischer kleding en een betere afspiegeling van jonge professionals.
Meer werkplezier en beter benutten van schaarse capaciteit
De aanpak raakt daarmee rechtstreeks aan de arbeidsmarktproblematiek in de zorg. Door belemmerende regels en administratieve lasten weg te nemen, wordt de beschikbare tijd van zorgprofessionals beter benut. Het voorbeeld van het steunkoushulpmiddel laat dit concreet zien: als een cliënt eerder zelfstandig kan handelen, zijn minder terugkerende zorgmomenten nodig en komt capaciteit vrij voor andere cliënten. Tegelijkertijd helpt betekenisvolle zeggenschap om medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden. Professionals ervaren dat hun kennis ertoe doet en dat zij invloed hebben op de kwaliteit en organisatie van hun werk. Dat ondersteunt duurzame inzetbaarheid en behoud van medewerkers. WIL vergroot dus niet het aantal zorgprofessionals, maar helpt wel om het bestaande personeel effectiever in te zetten, uitval en vertrek te voorkomen en de toegankelijkheid van zorg onder druk van personeelsschaarste te versterken.
Borgen, meten en opschalen
De volgende fase richt zich op borging, verdere impactmeting en toepassing in nieuwe contexten. Met korte video’s en aanvullende dialogen wordt onderzocht welke verbeteringen medewerkers daadwerkelijk merken. Espria en Zilveren Kruis werken verder aan minder administratietijd bij kortdurende zorg en betrekken daarbij ook de systeemleverancier. Succesvolle pilots rond gezonder roosteren worden opgeschaald. Daarnaast wordt de WIL-werkwijze verbreed naar de geestelijke gezondheidszorg bij GGZ Drenthe (onderdeel van Espria).
Drie bouwstenen voor blijvende verandering
- Begin bij de praktijk. Laat zorgprofessionals niet alleen input geven, maar geef ze een vaste plek in de projectgroep, stuurgroep, prioritering en besluitvorming.
- Maak het vraagstuk klein en concreet, maar kijk systemisch naar de oorzaak. Onderzoek samen waar het probleem ontstaat en welke partij of welk niveau nodig is om het structureel op te lossen.
- Organiseer korte lijnen, bestuurlijk commitment en zichtbare terugkoppeling. Vertrouwen groeit wanneer medewerkers zien wat er met hun signalen gebeurt, besluiten snel kunnen worden genomen en successen gezamenlijk worden gevierd.
Leren van wat niet meteen werkte
- Alleen luisteren is niet genoeg. Het ophalen van veel signalen zonder duidelijke opvolging kan juist tot teleurstelling leiden. Leg daarom vooraf uit hoe de prioritering plaatsvindt en koppel zichtbaar terug wat wel en niet wordt opgepakt.
- Beleg het eigenaarschap niet te strikt bij één organisatie. Een actie kan formeel bij Espria, Zilveren Kruis of een leverancier liggen, terwijl de urgentie en gewenste doorbraak gezamenlijk zijn. Blijf daarom samen verantwoordelijk voor de voortgang.
- Start niet te breed. Een lange lijst met knelpunten kan de energie versnipperen. Kies enkele vraagstukken waarop de samenwerking daadwerkelijk invloed heeft en maak vooraf duidelijk wanneer een traject is afgerond.
De belangrijkste les: zeggenschap krijgt pas waarde wanneer luisteren, besluiten en uitvoeren met elkaar zijn verbonden. De kracht van WIL zit in een gezamenlijke tafel waar medewerkers, zorgorganisatie, zorginkoop en andere beslissers vanuit hetzelfde doel werken: goede, toegankelijke zorg én gezond werk. De aanpak is overdraagbaar naar andere organisaties, zolang zij starten bij de praktijk, de juiste spelers verbinden en medewerkers zichtbaar teruggeven wat er met hun stem gebeurt.